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Comment accueillir une interruption de réunion

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Le boss a ouvert la porte : “J’ai vu les gens du market’, vous en êtes où ?”. Tout le monde s’interrompt. “Pour la newsletter ?” répond Magali, la responsable produit. “Non, pour les maquettes, apparemment ils veulent les changer. C’est hyper important pour eux, je vous rappelle qu’on a un projet top visibilité, là”. Et la conversation a continué. Nous avons attendu son départ pour reprendre le cours de notre revue d’agenda.
Nous avons attendu. Et je me demande si je suis le seul scandalisé. Je dis “scandalisé”, je devrais dire “bouillonnant”, mais je ne le montre pas, après tout je suis coach, c’est pas moi, l’équipe.
Personne n’a osé interrompre le chef. Stupeur et tremblements. La discussion reprend. “Où on en étais déjà ?”. Visiblement, Magali n’est plus avec nous, elle pense aux maquettes. La graphiste aussi.
Merci le chef.

Alors, comment gérer ce genre de situation ?
On ne devrait déjà pas l’accepter. La réunion est coupée net, la productivité à zéro. C’est pourtant pour le chef qu’on bosse.
Pourquoi a-t-il cru que notre réunion était à ce point si peu importante ?
Parce qu’en acceptant son interruption, on lui a dit que c’était le cas.

Accueillir l’interruption
Comment j’aurai aimé qu’on gère cette interruption ?
“Bonjour chef. On est en pleine revue de planning, ça nous demande d’être focalisé sinon on va se déconcentrer. On termine dans 45 minutes, est-ce que ça peut attendre jusque là ? Sinon, si tu as besoin de quelqu’un, je vous propose d’aller en discuter dehors pour qu’on puisse continuer le planning.”
Ca s’appelle “accueillir l’interruption”. Ce qu’on peut y voir simplement, c’est qu’on explique avec pédagogie pourquoi son interruption pose problème, et on lui offre des options, plutôt que de le rembarrer. Chef ou pas chef, il peut comprendre l’importance de votre réunion.

À ces conseils, je reçois souvent des objections comme “Mais là c’était le chef” ou “Mais c’était un problème urgent”.
Face à une interruption, quel est le message que vous voulez passer, “pas de problème, chef, ce qu’on faisait n’était pas important” ? J’imagine que non.
Notre temps et nos occupations sont précieuses. Si nous voulons que les autres respectent notre activité, nous devons leur dire.
Si votre chef vous interrompt en réunion, gérez-le, c’est une opportunité de lui montrer… que vous travaillez.

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